8 rad pro úspěšné plánování směn

Business

business Kavárna co hledá jméno Lokál Radek Pelc tipy zaměstnanci Zuzana Vachová

Proces plánování směn je ve skutečnosti procesem vytváření produktivního týmu a dobře fungujícího provozu vašeho podniku. Z toho důvodu vyžaduje sestavování směn pečlivé plánování, důkladné promýšlení a často také nemalý díl kreativity. Jedná se o nelehký proces, ale pokud je zvládnut dobře, čeká na jeho konci spokojenost zaměstnanců i zákazníků. Třeba jako v restauraci Lokál Dlouhá nebo Kavárně co hledá jméno, jejichž manažeři směn se s námi podělili o své zkušenosti. Přečtěte si osm jednoduchých rad, které by vám s plánováním směn měly pomoci.

Dát systému systém

Nejdříve je potřeba dát vašemu systému jasný systém. Zvážit, zda budete směny plánovat na měsíc dopředu, na následující dva týdny nebo třeba jen s týdenním předstihem. Každá z těchto možností má své plusy i mínusy. Měsíční rozpis znamená méně plánování z vaší strany, ale vyšší pravděpodobnost změn a jejich nutného operativního řešení. Plánování na týden dopředu je zase mnohem flexibilnější a většinou příznivější pro vaše zaměstnance, na druhou stranu vám však zabere mnohonásobně více času.

kchj-11

Například v Lokálu v Dlouhé plánují směny jen s týdenním předstihem – právě z toho důvodu, že je tento systém tvárnější. „Zaměstnanci mi každý týden sdělí své požadavky a dny, kdy by chtěli mít volno. Musí se vyjádřit vždycky do úterý, ve středu ráno se na to pak vrhnu a začnu psát směny. Je to poměrně náročný proces, všechno správně zkombinovat, aby byli ve výsledku všichni spokojení. To plánování mi někdy zabere i pět nebo šest hodin,“ sděluje své zkušenosti Radek Pelc, manažer směny v Lokálu Dlouhá.

V Kavárně co hledá jméno zase spoléhají na měsíční rozpis. „Směny plánujeme vždycky na měsíc dopředu. Čtrnáct dní před začátkem nového měsíce mi dá každý vědět, kdy potřebuje mít volno. Je to tudíž hlavně na nich, což všichni velmi oceňují. Já se tomu pak snažím při sestavování směn maximálně přizpůsobit, ale je to samozřejmě hodně práce. Ten systém nám takto vyhovuje, na druhou stranu ne vždycky to funguje na sto procent. Dokud mi všichni nepošlou své požadavky, nejsem schopná směny sestavit. A často se stává, že musím naše zaměstnance hodně uhánět,“ popisuje systém v Kavárně co hledá jméno místní manažerka Zuzana Vachová.

Lokál2
Zdroj: facebook Lokálu

Ať už tedy zvolíte interval jakýkoli, je třeba zachovat v plánování směn řád, aby zaměstnanci věděli, kdy se od nich očekává sdělení preferencí, dovolených a vlastních možností na příští období. Nehledě na to, že pokud dostanete všechny informace najednou a bez dalších změn, ušetříte si klidně i několik hodin práce.

Software, nebo tabulka?

V dnešní době již existuje množství programů, které mohou plánování značně usnadnit. Takový software používají také v Lokálu v Dlouhé. „Naši IT pracovníci vytvořili speciální web, kam se vkládají směny za celé Ambiente. Původně jsme používali klasicky Excel, ale tento systém je určitě lepší. Hodně nám to usnadňuje a urychluje práci. Zejména různé doplňkové funkce, které například automaticky generují, kolik má který zaměstnanec odpracovaných hodin. Dříve se to zdlouhavě počítalo, teď je to automaticky a navíc to můžeme průběžně kontrolovat,“ vysvětluje výhody systému Radek.

kchj-12

Využívání speciálního softwaru samozřejmě vyžaduje určitou finanční investici. Většina (zejména menších) podniků proto stále spoléhá na osvědčené excelové tabulky. V Kavárně co hledá jméno mají takto v tabulce na hodiny rozepsaný každý den v měsíci. Ten pak vyplňují kombinacemi celodenních i půldenních směn. „Je to náročné, aby v tom nebyl chaos, ale jde to,“ uvádí k „excelovému systému“ Zuzana. „Navíc za dobu, kterou tento systém používáme, jsme si do tabulky doplnili spoustu funkcí, které nám práci usnadňují a vygenerují i informace nad rámec obyčejného rozpisu směn. Například počet odpracovaných hodin, zbývající dovolené a podobně.”

Není směna jako směna

Pokud na vás stojí sestavování směn, musíte mít jasný přehled o tom, kolik lidí je v které části dne ideálně potřeba, v jakou dobu přichází špička a kdy je naopak „ticho po pěšině“. A nakombinovat směny svou délkou i složením tak, aby zaměstnanci byli spokojení a tak akorát vytížení. Ve většině podniků se pracuje s kombinacemi různých úvazků i různých délek směn. Získat potřebné informace o chodu podniku můžete jednoduše prostřednictvím přehledů a statistik ve vašem pokladním systému.

Lokál3
Zdroj: facebook Lokálu

„Potřebujeme jak zaměstnance na plný úvazek, tak lidi na úvazek zkrácený a brigádníky. Takto se to ideálně doplňuje,“ vysvětluje fungování Kavárny co hledá jméno Zuzana. „Stejně tak pracujeme s různou délkou směn. Lidé, co mají dlouhé směny, už jsou často večer unavení, ten celodenní shon je velmi náročný. Proto je skvělé, když odpoledne přijde brigádník, který je plný elánu, a dá tak celé směně novou energii.“

V Kavárně co hledá jméno pracují stálí zaměstnanci v rámci klasického systému krátkého a dlouhého týdne. V Lokálu však tento model opustili z důvodů, které popisuje Radek Pelc: „Nechceme dělat krátký a dlouhý týden. Ti, co spolu pracují delší dobu, by mohli jednoduše chytnout ponorku. Mnohem lépe se nám osvědčilo, když se lidé střídají mezi sebou a není to rozděleno na dva týmy.“

kchj-19

Není zaměstnanec jako zaměstnanec

Každý člen vašeho týmu je originál a má svá silná i slabá místa. Také to je nutné brát při přidělování směn v potaz. Nováček nebo brigádník se nejvíce naučí, když bude pracovat s ostříleným profesionálem, upovídaný a sociálně založený člověk nejvíce zazáří na place ve večerních hodinách, kdy bude mít prostor s hosty interagovat, zatímco rychlý a efektivně pracující zaměstnanec nejlépe pokryje obědový shon.

„Snažím se lidi vždy ideálně kombinovat. Vím například, že jedna část restaurace je náročnější, proto tam vybírám silnějšího člověka. Ale na druhou stranu k němu vždy přiřadím někoho slabšího, méně zkušeného, aby se vše co nejrychleji naučil,“ vysvětluje Radek.

Lokál4
Zdroj: facebook Lokálu

Směny musí být fér

Ať už směny přiřazujete podle jakéhokoli klíče, je třeba vždy myslet na férovost. Mějte přehled o tom, jaké časy a dny v týdnu jednotliví zaměstnanci pracovali v předchozím období a snažte se myslet také na jejich osobní život. Málokdo chce mít například pravidelně zabité víkendy nebo brát vždy ty nejnáročnější směny. Také se vyvarujte přidělování po sobě navazujících směn. Večer zavírat a ráno být na place jako první je hodně vyčerpávající. Mějte proto na paměti také to, že vaši zaměstnanci potřebují oddych, aby mohli být v práci svěží a plni elánu.

„Při sestavování směn se vždycky dívám zpětně do rozpisu a porovnávám, zda měl daný člověk víkendovou směnu nebo ne,“ říká Radek Pelc. „U nás v Lokálu obecně nejvíc hoří právě víkendy, kdy lidi chtějí volno. Proto se i při psaní směn snažím nejdříve zaplnit víkend a pak teprve sestavuji zbytek týdne, což mi hodně urychluje práci.“

kchj-9

Spravedlivá by měla být také dýška

S férovostí souvisí také otázka dýšek. Je jasné, že některé směny jednoduše vydělávají více než jiné. Na druhou stranu jsou často náročnější a více stresující. Stejně tak ne každá role či funkce vyžaduje stejnou dávku úsilí, navzdory tomu, že potřebné jsou pro chod podniku všechny. Měli byste mít proto jasno, jak náročné jednotlivé části pracovního dne i rozdílné funkce jsou a jaká dýška má zaměstnanec na dané směně šanci získat. A také tento aspekt brát při rozdělování směn v potaz a snažit se dát všem přibližně stejné šance.

Na přidělování funkcí záleží

Každá směna vyžaduje rozdělení konkrétních funkcí či zodpovědností. V některých podnicích se toto rozvržení stanovuje pevně dopředu, jinde se nechává na rozhodnutí zaměstnanců v daný den – podle toho, na co se kdo zrovna cítí. Někde zůstávají přes celý den stejné, jinde si zaměstnanci funkce přes den střídají. A někde se nestřídají vůbec, barista zůstává baristou, „placař“ „placařem“ a barman barmanem.

20842007_10154723902705906_4862992660394248733_n
Zdroj: facebook Lokálu

Je samozřejmě na vás, jaký systém zvolíte. Ujistěte se však, že vašim zaměstnancům vyhovuje a umožňuje jim pracovat s maximální spokojeností. Například v Kavárně co hledá jméno mají pevně stanovené jen vedoucí směny a baristy. Zbytek funkcí se střídá, často i v rámci jednoho dne. Vedoucí směny má na starosti koordinaci celého týmu. Často právě on konkrétní funkce přiděluje, dohlíží na to, zda všichni dělají svou činnost správně, a slouží jako support pro celý tým.

Co když nejsou lidi?

Někdy se samozřejmě stane, že je lidí málo a danou směnu se nepodaří plně pokrýt. Nebo vám nečekaně někdo vypadne a nikdo další z vašeho týmu není k dispozici. Je proto fajn mít vždy nějakou zálohu či alternativní řešení. Například v Lokále v Dlouhé lidi občas doplňují přes speciální agenturu nebo zkouší kontaktovat kolegy z jiných sesterských podniků. Aby zaměstnance motivovali vzít si v případě nutnosti směnu navíc, přidávají k těmto „záchranářským“ směnám navíc odměnu.

kchj-10

A co když ani plán B nevyjde? V tom případě by se žádný správný manažer neměl zdráhat popadnout zástěru a vyrazit podpořit svůj tým na plac, shodují se oba manažeři směn, Zuzana i Radek.

Zdroje: Sling, Webstaurant Store

Bára Kebová, 13. 09. 2017