Důvěřuj, ale prověřuj. Kontrolní analýza jídla a nápojů

Business

jídlo nápoje personál profit zboží

V dnešní době neplýtvání je důležitější než kdy dříve se pořádně zamyslet nad tím, co objednáváte a od koho. Ale také kolik toho objednáváte. Zbytečné zásoby potravin ve vašich restauracích mohou vést k tomu, že skončí v popelnici. U barů je to o něco jednodušší, ačkoli i zde je třeba mít na paměti, že čerstvé ovoce nevydrží čerstvé věčně.

 

Objednávka zboží 

Při objednávkách se ujistěte, že objednávané množství zboží je skutečně vypočítané a založené na aktuální potřebě a spotřebě. Nikdy neobjednávejte tak, aby objednávka vypadala „hezky“ a měla „hezká sudá“ čísla. Je potřeba uvědomit si, že peníze, které vám budou ležet ve skladu, nemohou vydělávat. Proto vždy rozvažte, co budete objednávat, co budete platit. Váš dodavatel má zájem na svém, nikoliv na vašem zisku. Nenechte se proto natlačit do výhodných množstevních nabídek, pokud nemáte jistotu, že zboží opravdu zvládnete včas spotřebovat a že je po něm ve vašem podniku dostatečná poptávka.

Příjem zboží

Při rozpisu služeb personálu je potřeba pamatovat i na příjem objednaného zboží. Vždy, když má dodavatel přivézt objednané zboží, musí být na směně člověk, který má oprávnění dodané zboží dle vašich pokynů převzít. Tato osoba musí mít k dispozici všechny informace, objednávky a formuláře, které bude potřebovat k aktivní kontrole při příjmu surovin. Tato osoba bude vždy odpovědná za dodané zboží, a to jak za jeho kvalitu, tak i váhu či počet. Musíte všem dodavatelům dát najevo, že vás opravdu zajímá kvalita a množství dodaného zboží. Tím zamezíte poškození a finanční ztrátě při příjmu objednaného zboží, které neodpovídá vašim standardům. V případě nesrovnalostí řešte vše ihned při dodání zboží a podle situace zboží nepřijímejte, dokud nebudete mít od dodavatele jasné záruky, že bude dál postupovat tak, aby se problém vyřešil.

Uskladnění

Ostatní je už jen na vás. Při uskladnění dbejte na známou zásadu, že nejdříve je nutné spotřebovat starší zboží a pak samozřejmě teprve to nové. Zabezpečte dostatečný prostor pro vhodné uskladnění vašeho zboží. V žádném případě neskladujte produkty přímo na podlaze, mohlo by tak dojít k jejich kontaminaci. Udržujte vždy vhodné skladovací teploty doporučené pro jednotlivé výrobky. Pokud to je možné, instalujte do skladovacích prostor, kde záleží na skladovací teplotě (mrazáky, chladicí boxy), poplašný systém. Zabráníte tak katastrofě při nenadálých výpadcích proudu a dalších neočekávaných událostech.

Výdej zboží

Je-li to reálné, vydávejte zboží jen v předem stanovených časech. Výdej by měla obstarávat pouze předem určená a za vše odpovědná osoba. Zpřístupněte sklad například vedoucímu směny, avšak nikdy neuvolňujte výdej zboží pro všechny zaměstnance. Vždy musí být v podniku odpovědná osoba, jež bude mít přehled o reálné spotřebě vašeho zboží. Zkontrolujte si, kdo má od čeho klíče. Nejspíš budete překvapeni, až zjistíte, že zbytečně mnoho členů vašeho personálu má klíče od různých dveří, které nebudou nikdy potřebovat.

Některé podniky vydávají například alkohol jen za vrácení prázdných obalů. To je poměrně dobrá cesta k ochraně před případnými krádežemi ze strany personálu. Lze kontrolovat, zda na baru jsou vždy jen čtyři láhve od daného produktu a nestane se vám, že budete mít zbytečně mnoho „rozčepů“. Doporučujeme co nejvíce implementovat do vašeho kontrolního systému různá opatření proti krádežím, protože čím méně příležitostí bude zaměstnanec mít, tím větší bude váš zisk.

Spotřeba zboží

Většina barů užívá cejchované odlivky na nalévání nápojů. Nicméně pokud vaše firemní politika zahrnuje i velmi efektní volné nalévání nápojů (tzv. free pouring), je nutno zajistit si zkušený personál. Volné nalévání je obtížné a s nezkušeným barmanem tvoří dohromady nebezpečnou kombinaci. A to pro ztráty podniku způsobené nejen neodhadnutím nalitých porcí, ale také kvůli vysoce pravděpodobnému postihu v případě kontroly vašeho podniku Českou obchodní inspekcí. Vždy dbejte na to, aby váš personál dodržoval míry dané na nápojovém a jídelním lístku. Častou, a navíc poměrně velkou, ztrátu představuje odkap při čepování piva. Většinou lze tuto ztrátu vyčíslit 5 % z každého načepovaného piva. Vzhledem k oblíbenosti piva to znamená měsíčně dosti velké škody.

Účtování

Bod, kde nastává většina problémů. Naší zkušeností je, že 80 % ztrát vzniká až v tomto okamžiku. Nikdy nedovolte personálu účtovat, pokud k tomu nemá oprávnění. Vždy musí být pro tuto oblast stanovena odpovědná osoba, která ponese veškeré následky v případě prokázaných ztát. Pokud například personál něco namarkuje omylem, je potřeba, aby odpovědná osoba tuto položku překontrolovala a od personálu přijala adekvátní vysvětlení. Nikdy nenechávejte v blízkosti pokladen přihlašovací karty, které umožní personálu dostat se do složek pokladny určených jen pro vedoucí pracovníky. Trvejte na okamžitém zaúčtování každé transakce. Prodlení může způsobit, že obsluha zapomene danou položku namarkovat, ať už úmyslně či nikoli. V případě potřeby vám to navíc pomůže vystopovat chyby či eventuální podvody. U pokladny nebo na jiném přístupném místě umístěte přesné pokyny, jak má personál postupovat při účtování zákazníků. Od zavedení EET je naprostou nezbytností, aby každý zákazník dostal účtenku.

Také je bohužel třeba pamatovat na to, že podle průzkumů se každý desátý člen vašeho personálu pokusil nebo pokusí o podvod. Pokud je to tedy jen trochu možné, dělejte namátkové kontroly tržby a aktivně se zajímejte o práci vašich zaměstnanců. Pokud personál vycítí váš nezájem, zvyšuje se riziko, že vám způsobí ztráty – ať už záměrně, nebo z nedbalosti. Aktivní kontrola znamená, že se nestanete „obětí“ svého personálu. Zkrátka je třeba důvěřovat, ale prověřovat.

Zdroj fotografií: Pexels, Unsplash

Adéla Srdénková, 10. 05. 2018